Friedrich Merz sagte einmal, das unser Steuergesetz mit rund 69.000 Paragraphen auf der ganzen Welt das umfangreichste und selbst von Steuerberatern nur durch ständige Weiterbildung halbwegs zu „bändigen“ ist und somit für alle Steuerpflichtigen selbst eher unbrauchbar und wenn überhaupt, dann nur mit hohem zeitlichen Aufwand und kostenintensiven Einsatz zu leisten ist. 

Aus seiner fachkundigen Sicht wäre die Größe eines Bierdeckels ausreichend, um den gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Dokumentationspflicht gerecht zu werden. Diese Sicht auf eine doch so vermeintliche Komplexität schien so abwegig zu sein, dass man sie belächelte und nicht einmal deren Umsetzbarkeit überprüfte.

Warum erzähle ich Ihnen das? Ganz einfach, weil dieser Zustand eine übertragbare Gesetzmäßigkeit beschreibt. Was im Großen gilt, trifft genauso auch im Klein zu und umgekehrt!

Übertragen auf Ihre gesetzliche Verpflichtung und persönliche Verantwortung dafür haftbar gemacht werden zu können, bedeutet das Sie eine lückenlose Dokumentation dessen wie Ihr Unternehmen die DSGVO sicherstellt und nach Erforderlichkeit ständig anpasst, gewährleisten müssen!

Für Ihre Dienstleitung im Pflegedienst erwartet- und das zu recht, sowohl der Gesetzgeber als auch alle Beteiligten ihrer Branche eine erhöhte Sensibilität im Umgang mit der DSGVO, da es sich neben den allgemeinen um personenbezogene Daten handelt und somit eine hohe Bedeutung innerhalb der Handhabung einnimmt. Gerade hierbei lässt die DSGVO keinerlei Interpretation der gesetzlichen Vorgaben zu! Das bei der Einführung der DSGVO im Mai 2018 der nachdrückliche Hinweis auf die drastischen Bußgelder bei nachweisbaren Verstößen einen Großteil ALLER Unternehmen und Branchen Hysterie auslöste und aus dem „Dornröschenschlaf“ erwachen ließ, war offensichtlich nicht verwunderlich. 

Da ich grundsätzlich unabhängig vom Kontext in Lösungen denke, habe ich meine jahrzehntelange Expertise in der „Welt der Daten und Normen“ dafür genutzt, um aus der vermeintlichen Komplexität aus „emotionslosen“ Definitionen eine für meine Auftraggeber einfache und mit dem geringst möglichen zeitlichen Aufwand und Investitionen zu transferieren. So etwas ist im Markt eher die Ausnahme und wird in der Zusammenarbeit von meinen Auftraggebern Branchen unabhängig erfolgreich genutzt und hochgeschätzt. Im Ergebnis bedeutet das, dass meine Auftraggeber neben dem Nachweis der Zertifizierung und durch Gütesiegel belegt, einen Zusatznutzen erhalten, der in unserer schnelllebigen Zeit einen echten Marktvorteil darstellt, ZEIT! Zeit, um das zu leisten, was Ihre Dienstleistung ausmacht und wofür Sie täglich im Wettbewerb antreten.  

Um ALLE erforderlichen Variablen zu gewährleisten damit nicht nur für heute, sondern auch zukünftige Veränderungen im Fokus bleiben, braucht es eine Antwort die im immer rasanteren Digitalen Zeitalter eine echte tragfähige Lösung darstellt und aus sich selbstheraus „ mitwachsen“ kann. 

Ich habe eine insbesondere für die Pflegedienstbranche einzigartige und sich selbsterklärende Web-Applikation entwickelt, die Ihnen genau das bietet. Diese Web-Applikation gibt Ihrem Unternehmen die erforderliche Sicherheit den demographischen Wandel und den Übergang ins Digitale Zeitalter umzusetzen. Neben dem integrierten Support behalten Sie die Entscheidungshoheit, die online/offline Varianten miteinander zu verbinden und je nach Bedarf und aus Ihrer Sicht auf interne oder externe Lösungen Ihre unternehmerische Weiterentwicklung zu setzen. Ob Sie Klein Unternehmer oder Konzern sind, macht dabei keinen Unterschied und ist somit für jeden wirtschaftlich darzustellen.

Willkommen im digitalen Zeitalter der DSGVO!

Ihr Thomas Werner

In den letzten Jahren greift der Formalismus und Optimierungswahn – gefühlt – immer mehr um sich. Es fühlt sich an als würden wir immer mehr nebenbei leisten müssen und dafür sollen wir auch noch Nachweise erbringen, die von anderen kontrolliert werden. Das und das Bild von unendlichen Prozessketten haben wir alle im Kopf, wenn es um das Thema Qualitätsmanagement geht. Dabei ist Qualität uns allen wichtig, in der Arbeit wie im täglichen Leben. 

Nun zu der Frage warum uns Qualitätsmanagement so schwer über die Lippen und von Hand geht. Um es vorweg zu nehmen, es ist eine Welt und Sprache die wir so erst einmal nicht verstehen. Wie bei jedem Problem, so gibt es auch hier Lösungen – und ich bin eine davon.

Diese international am weitesten verbreitet und anerkannte Norm wurde nun in der neusten Fassung der Revision 2015 mehr an die Dienstleistungen angepasst und ist dadurch auch ihr Thema geworden. Wie Sie wissen ist der Gesundheitsbereich seit 2004 aufgefordert – freiwillig – ein Qualitätsmanagement einzuführen und aufrecht zu halten. Dafür hat man Ihnen eine Übergangsfrist bis zum 01.07.2015 gewährt.

Dabei haben Sie es noch gut, die Bildungsträger und Lerndienstleister in Deutschland hatten eine dreijährige Übergansfrist und müssen eine Zertifizierung nachweisen.

Wobei, dass muss ich etwas revidieren, die Zertifizierung auch auf Sie zukommen wird. Ab dem 01.07.2015 werden – wie Sie wissen – die niedergelassenen Ärzte und Praxen überprüft und müssen ein QMS nachweisen, dabei spielt es keine Rolle welches. Beabsichtigt ist ab 2018 diese Überprüfungen unangekündigt durchzuführen, doch es ist auch ein gewisser Schutz in Sicht. Die „zertifizierten“ Ärzte und Praxen werden nicht in diese Überprüfung einbezogen, da Sie sich ja unterjährig von Dritten (Anerkannten Stellen, Zertifizierern) überwachen lassen. 

Das wird auch nicht mehr zu ändern sein, denn es sind zu viele die daran verdienen wollen.

Doch nun zu den Dingen ich für Sie tun kann:

  1. Die Normensprache verstehen (qmich)

  2. Ein individuelles QMS einführen (iQMS)

  3. Ihr iQMS aufrecht erhalten

  4. Sie durch eine Zertifizierung 
    führen

Es folgen zwei Lektionen, die Ihnen 
meinen Umgang mit iQMS aufzeigen

Ein individuelles Qualitätsmanagementsystem (iQMS), ist wie ein Maßanzug. Es muss auf Sie zugeschnitten, ggf. angepasst und natürlich bezahlt werden. Solang sich nichts ändert, wird Ihr iQMS passen. Nun mal ehrlich, wie lange passt Ihr Anzug?

Lektion 1 – die Hürden

Mit dem erstellen Ihres Qualitätsmanagementsystems (iQMS) bestimmen Sie auch die Anforderungen. Sie stellen damit jene Hürden auf über die Sie und alle Mitarbeiter später springen müssen.

Ein Beispiel 
In ihrer Ausbildung – Klinik – haben Sie jeden Tag Protokolle schreiben müssen, weil das QMS es von Ihnen verlangt hat.

Wenn mir so etwas vorgetragen wird, frage ich immer wo in der Norm steht das Sie jeden Tag ein Protokoll schreiben müssen. Ein versierter QMB wird mir antworten, dass das nicht in der Norm steht, sondern im Handbuch und in den Prozessen. Auf die Nachfrage warum es im Handbuch und/oder den Prozessen steht, wird die Antwort schon schwieriger. 

Tipp 1- legen Sie die Hürden einfach hin…

Es ist so einfach – es reicht für jeden wenn Sie in Ihrem QMS beschreiben, dass Protokolle zyklisch und nach Bedarf geschrieben werden. Nun reicht es, wenn Sie ab und an mal eine Teambesprechung protokollieren. Oder Sie auf einen Bedarf reagieren müssen, auch das beschreiben Sie und nicht irgendeine Norm.

Lektion 2 – der KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess… Prozessoptimierung um jeden Preis, das war bestimmt nicht Demnings Absicht als er den PDCA-Zyklus entwickelt hat. In seiner einfachsten Form ist und bleibt der PDCA nützlich!

Dieser Zyklus soll zur stetigen Verbesserung immer wieder wiederholt werden bis der Prozess perfektioniert ist… 

Tipp 2 – nicht alles muss verbessert
werden

Bitte übertreiben Sie nicht, Sie wären nicht da wo Sie jetzt sind wenn alles falsch wäre. Viele neigen dazu jeden Schritt in 3-4 Unterschritte aufzuteilen, dann haben Sie schnell 12-16 Punkte die Sie abarbeiten müssen. Und diese gesamten Punkte werden zu Prozessen die auch noch auditiert und zertifiziert werden sollen. Hier nutze ich gerne das nächste Sprichwort: „wer keine Arbeit hat, macht sich welche“

Sie sehen, es ist gar nicht so schlimm – wenn man weiß wie es geht. Heute wollte ich in diesem ersten Artikel nur ein Gefühl vermitteln und hoffe das Ihnen meine Art und Weise konveniert. Das ich Ihnen „qmich“ etwas näherbringen kann und darf. Denn eins kann ich hier nicht, Sie von der Last befreien ein QMS einzuführen, aufrecht zu halten und den interessierten Parteien nachzuweisen. 

Aber ich hoffe, dass es mir gelungen ist Ihnen ein wenig Lust zu machen.

Neulich, nach meinem Vortrag sagte ein Teilnehmer: „Wir behandeln jeden Tag Menschen und helfen Ihnen wieder gesund zu werden. QM macht mich krank“ worauf ich antwortete:

In der Tat, QM ist eine Krankheit – wenn Sie das denken. Für mich als medizinischer Laie wäre QM so etwas wie eine leichte Form der Diabetes. Bitte verstehen Sie mich richtig, wenn ich dem Management von Qualität in der Organisation einer Krankheit zuordnen müsste dann würde ich Diabetes nehmen, ich und hoffe, dass Sie mir verzeihen, wenn bei diesem Vergleich nicht immer die richtigen Worte für den Krankheitsverlauf finde.

Wenn QM Diabetes wäre, dann müssen Sie herausfinden welcher Typ von Diabetes es ist, um anschließend mit dem Patienten zu klären welches die beste Behandlungsweise ist für Ihn ist und wie Sie dabei helfen können. Sie machen also ausführliche Untersuchung und betrachten den ganzen Patienten.

Im QM ist es ähnlich, ich nehme die gesamte Organisation in Augenschein. Nachdem ich mit der Analyse fertig bin, bewerten wir gemeinsam den Ist-Stand und besprechen das Ergebnis. Ziel dieser Besprechung ist es einen Plan aufzustellen, mit dem wir gut leben können. 

Im QM bedeutet das wir in dieser Besprechung als erstes ein Qualitätsmanagementsystem finden müssen das zu Ihnen passt. Es muss sich in Ihre Organisation einpassen, die meisten Bücher, CDs und Softwareprogramme scheiden jetzt aus, denn Sie passen nicht zu Ihnen – ja man kann die nutzen, wenn man das will und die Zeit hat es zu lernen. Es ist aber so, das nur sehr wenige vorgefertigte Lösungen Ihnen wirklich nutzen und es ist sehr Aufwendig unter der Vielzahl von Angeboten an Produkten und Varianten die eine zu finden die zu Ihnen passt.

Nun jeder von uns hat seine Vorlieben, Sie genau wie ich. Deshalb ist das auch immer ein wenig subjektiv. Meine persönliche Vorliebe ist immer ein System das möglichst offen ist und sich anpassen lässt. Sie möchten Ihren Patienten auch von Beginn an die richtige Pille verschreiben, eine die sich dosieren lässt und so an die Veränderungen anpasst. Denn wenn der Patient seine Lebensumstände zum Beispiel die Ernährung umstellt kann das Einfluss auf die zukünftige Medikation haben. 

Im QM ist das genauso, wenn sich in der Organisation etwas ändert muss sich das QM leicht anpassen lassen. Oder wollen Sie bei jeder organisatorischen Veränderung ein neues System einführen, eher nicht. Sehen Sie deshalb setze ich auf eine Software / Applikation die einfach, leicht und nachhaltig zu bedienen ist. Diese Nachhaltigkeit wird seit einigen Jahren immer wichtiger. Was nutzt die beste Software, wenn es dafür in ein paar Jahren keine Anpassungen und/oder Erweiterungen mehr gibt. In dem Softwaremarkt tut sich so viel, so schnell und ich bin es auch leid immer wieder nach einer kleinen Anpassung auf meinem System die gesamte Infrastruktur erneuern zu müssen. Nun dafür gibt es jetzt Cloud-Lösungen und ich liebe die, dazu später mehr.

Hier und jetzt haben wir, sagen wir mal die geeignete Pille gefunden, jetzt müssen Sie dem Patienten noch aufschreiben wann und wie viel davon zu nehmen ist und natürlich den nächsten Termin vereinbaren, denn Sie müssen ja kontrollieren ob und was sich in der Zwischenzeit getan hat. In etwas schwereren Fällen müssen Sie den Patienten ggf. zu einem Kollegen, in die Kur oder zu einer Rehabilitation schicken, damit er lernt mit seiner Krankheit umzugehen.  

QM macht das gleiche es heiß alles nur anders. Sobald Sie ein QM-System haben müssen Sie Ihre Stammdaten eingeben, das sind Informationen zu Ihrer Organisation. Anschließend legen Sie die Kriterien fest, die Grundlagen (Normen) an das sich Ihr QMS orientieren soll. Nun da wir schon eine Analyse haben, müssen die Daten daraus nur noch in eine Selbstbewertung (Internes Audit) übertragen werden. Viola Ihr QMS ist aufgebaut.

Jetzt müssen Sie das nur noch kommunizieren, also allen mitteilen, dass Sie ein QM-System haben und wo das zu finden ist. Die Anweisungen freigeben (denken Sie an das Rezept) und das Auditprogramm festlegen – das ist nichts weiter als der nächste Termin. 

Was Sie krank macht… das falsche QM-System!

Hier beginnt das was ich als Formalismus und Optimierungswahn bezeichne. Ein QM-System das nicht zu Ihnen passt, beginnt jetzt zu nerven. Weil es nicht passt, also nicht Ihren Bedürfnissen entspricht wird es Ihnen auch nicht dienen. An dieser Stelle ist es nur fair zu sagen, dass kein gekauftes System wirklich passt. Ein gemietetes System hat einige Vorteile, aber passen tut es auch nicht von allein. Sie oder besser einer der sich damit auskennt, muss es anpassen – dann könnten Sie ein QM-System haben das Ihnen wirklich dient! 

Mein Rat, nutzen Sie einen externen QualitätsBerater wie Sie einen Steuerberater nutzen – oder mache Sie das auch noch selbst?

Nun zu einer möglichen und sehr effizienten Lösung, QM Applikationen aus der Cloud!

Diese haben eine Menge Vorteile:

  1. Der erste und für mich wichtigste ist, Sie müssen sich nur noch um Ihr individuelles QM-System kümmern. Keine Minute verlorene Zeit für Updates usw. die Liste ist lang und nicht meine Angelegenheit.
     
  2. Ihr QM-System wird immer und überall funktionieren, egal wo und wann Sie daran arbeiten – oder arbeiten lassen. 

  3. Doch das Beste, es gibt hochgradig automatisierte Lösungen. Sie müssen im Idealfall nur noch Ihre Stammdaten pflegen und den Rest kümmert sich das QM-System. Hinter diesen Lösungen stecken meist – virtuelle Berater und normenkonforme Workflows. Damit reduzieren Sie Ihre Ressourcen (Geld und Zeit) auf ein Minimum. 

Wie schon beschrieben, wenn Sie jetzt eine Cloud-Lösung für sich finden, die über automatische Workflows verfügt – dann haben Sie ein QMS das Ihnen und Ihrer Organisation dienen und helfen wird. Wir sprechen hier von einem Return on Quality (RoQ), das wird in Ihrer Organisation zu vielfältigen Verbesserungen führen. Zumindest haben Sie einen Handlungsrahmen für alle Beteiligten, die Kommunikation wird besser und die doppelten Arbeiten entfallen auch. Zudem sind diese QM-Systeme geeignet für eine Zertifizierung.

MEIN TIPP:

  1. Nutzen Sie eine Cloud-Lösung, damit verringern Sie Ihren Aufwand und auch das Risiko. Die meisten mir bekannten Systeme verfügen zudem über alle notwendigen und normenkonformen Vorlagen.

  2. Achten Sie auf automatisierte Workflows (Aufgaben, Erinnerungen). Diese Erinnerungsfunktionen sind wichtig und wenn Sie die frei einstellen können GOLD wert.

  3. Weniger ist mehr (was nicht beschrieben ist wird nicht geprüft), beteiligen Sie sich nicht an dem schneller, weiter, höher – denn am Ende müssen Sie die Hürden auch nehmen.

  4. Machen Sie nur das was Sie können und wollen, lassen Sie am besten einen externen Qualitätsbeauftragten das machen.

  5. Lassen Sie sich beraten!

In diesem Sinn, bleiben Sie neugierig…