Wenn Qualitätsmanagement eine Krankheit wäre…

Der Autor:       Thomas Werner
Kompetenz:     Unternehmensberatung
Expertise:        Qualitätsmanagement
Spezialist:        Managementsysteme

Neulich, nach meinem Vortrag sagte ein Teilnehmer: „Wir behandeln jeden Tag Menschen und helfen Ihnen wieder gesund zu werden. QM macht mich krank“ worauf ich antwortete:

In der Tat, QM ist eine Krankheit – wenn Sie das denken. Für mich als medizinischer Laie wäre QM so etwas wie eine leichte Form der Diabetes. Bitte verstehen Sie mich richtig, wenn ich dem Management von Qualität in der Organisation einer Krankheit zuordnen müsste dann würde ich Diabetes nehmen, ich und hoffe, dass Sie mir verzeihen, wenn bei diesem Vergleich nicht immer die richtigen Worte für den Krankheitsverlauf finde.

Wenn QM Diabetes wäre, dann müssen Sie herausfinden welcher Typ von Diabetes es ist, um anschließend mit dem Patienten zu klären welches die beste Behandlungsweise ist für Ihn ist und wie Sie dabei helfen können. Sie machen also ausführliche Untersuchung und betrachten den ganzen Patienten.

Im QM ist es ähnlich, ich nehme die gesamte Organisation in Augenschein. Nachdem ich mit der Analyse fertig bin, bewerten wir gemeinsam den Ist-Stand und besprechen das Ergebnis. Ziel dieser Besprechung ist es einen Plan aufzustellen, mit dem wir gut leben können.

Im QM bedeutet das wir in dieser Besprechung als erstes ein Qualitätsmanagementsystem finden müssen das zu Ihnen passt. Es muss sich in Ihre Organisation einpassen, die meisten Bücher, CDs und Softwareprogramme scheiden jetzt aus, denn Sie passen nicht zu Ihnen – ja man kann die nutzen, wenn man das will und die Zeit hat es zu lernen. Es ist aber so, das nur sehr wenige vorgefertigte Lösungen Ihnen wirklich nutzen und es ist sehr Aufwendig unter der Vielzahl von Angeboten an Produkten und Varianten die eine zu finden die zu Ihnen passt.

Nun jeder von uns hat seine Vorlieben, Sie genau wie ich. Deshalb ist das auch immer ein wenig subjektiv. Meine persönliche Vorliebe ist immer ein System das möglichst offen ist und sich anpassen lässt. Sie möchten Ihren Patienten auch von Beginn an die richtige Pille verschreiben, eine die sich dosieren lässt und so an die Veränderungen anpasst. Denn wenn der Patient seine Lebensumstände zum Beispiel die Ernährung umstellt kann das Einfluss auf die zukünftige Medikation haben.

Im QM ist das genauso, wenn sich in der Organisation etwas ändert muss sich das QM leicht anpassen lassen. Oder wollen Sie bei jeder organisatorischen Veränderung ein neues System einführen, eher nicht. Sehen Sie deshalb setze ich auf eine Software / Applikation die einfach, leicht und nachhaltig zu bedienen ist. Diese Nachhaltigkeit wird seit einigen Jahren immer wichtiger. Was nutzt die beste Software, wenn es dafür in ein paar Jahren keine Anpassungen und/oder Erweiterungen mehr gibt. In dem Softwaremarkt tut sich so viel, so schnell und ich bin es auch leid immer wieder nach einer kleinen Anpassung auf meinem System die gesamte Infrastruktur erneuern zu müssen. Nun dafür gibt es jetzt Cloud-Lösungen und ich liebe die, dazu später mehr.

Hier und jetzt haben wir, sagen wir mal die geeignete Pille gefunden, jetzt müssen Sie dem Patienten noch aufschreiben wann und wie viel davon zu nehmen ist und natürlich den nächsten Termin vereinbaren, denn Sie müssen ja kontrollieren ob und was sich in der Zwischenzeit getan hat. In etwas schwereren Fällen müssen Sie den Patienten ggf. zu einem Kollegen, in die Kur oder zu einer Rehabilitation schicken, damit er lernt mit seiner Krankheit umzugehen.

QM macht das gleiche es heiß alles nur anders. Sobald Sie ein QM-System haben müssen Sie Ihre Stammdaten eingeben, das sind Informationen zu Ihrer Organisation. Anschließend legen Sie die Kriterien fest, die Grundlagen (Normen) an das sich Ihr QMS orientieren soll. Nun da wir schon eine Analyse haben, müssen die Daten daraus nur noch in eine Selbstbewertung (Internes Audit) übertragen werden. Viola Ihr QMS ist aufgebaut.

Jetzt müssen Sie das nur noch kommunizieren, also allen mitteilen, dass Sie ein QM-System haben und wo das zu finden ist. Die Anweisungen freigeben (denken Sie an das Rezept) und das Auditprogramm festlegen – das ist nichts weiter als der nächste Termin.

Was Sie krank macht… das falsche QM-System!

Hier beginnt das was ich als Formalismus und Optimierungswahn bezeichne. Ein QM-System das nicht zu Ihnen passt, beginnt jetzt zu nerven. Weil es nicht passt, also nicht Ihren Bedürfnissen entspricht wird es Ihnen auch nicht dienen. An dieser Stelle ist es nur fair zu sagen, dass kein gekauftes System wirklich passt. Ein gemietetes System hat einige Vorteile, aber passen tut es auch nicht von allein. Sie oder besser einer der sich damit auskennt, muss es anpassen – dann könnten Sie ein QM-System haben das Ihnen wirklich dient!

Mein Rat, nutzen Sie einen externen QualitätsBerater wie Sie einen Steuerberater nutzen – oder mache Sie das auch noch selbst?

Nun zu einer möglichen und sehr effizienten Lösung, QM Applikationen aus der Cloud!

Diese haben eine Menge Vorteile:

1. Der erste und für mich wichtigste ist, Sie müssen sich nur noch um Ihr individuelles QM-System kümmern. Keine Minute verlorene Zeit für Updates usw. die Liste ist lang und nicht meine Angelegenheit.
2. Ihr QM-System wird immer und überall funktionieren, egal wo und wann Sie daran arbeiten – oder arbeiten lassen.
3. Doch das Beste, es gibt hochgradig automatisierte Lösungen. Sie müssen im Idealfall nur noch Ihre Stammdaten pflegen und den Rest kümmert sich das QM-System. Hinter diesen Lösungen stecken meist – virtuelle Berater und normenkonforme Workflows. Damit reduzieren Sie Ihre Ressourcen (Geld und Zeit) auf ein Minimum.

Wie schon beschrieben, wenn Sie jetzt eine Cloud-Lösung für sich finden, die über automatische Workflows verfügt – dann haben Sie ein QMS das Ihnen und Ihrer Organisation dienen und helfen wird.

Wir sprechen hier von einem Return on Quality (RoQ), das wird in Ihrer Organisation zu vielfältigen Verbesserungen führen. Zumindest haben Sie einen Handlungsrahmen für alle Beteiligten, die Kommunikation wird besser und die doppelten Arbeiten entfallen auch. Zudem sind diese QM-Systeme geeignet für eine Zertifizierung.

MEIN TIPP:

1. Nutzen Sie eine Cloud-Lösung, damit verringern Sie Ihren Aufwand und auch das Risiko. Die meisten mir bekannten Systeme verfügen zudem über alle notwendigen und normenkonformen Vorlagen.
2. Achten Sie auf automatisierte Workflows (Aufgaben, Erinnerungen). Diese Erinnerungsfunktionen sind wichtig und wenn Sie die frei einstellen können GOLD wert.
3. Weniger ist mehr (was nicht beschrieben ist wird nicht geprüft), beteiligen Sie sich nicht an dem schneller, weiter, höher – denn am Ende müssen Sie die Hürden auch nehmen.
4. Machen Sie nur das was Sie können und wollen, lassen Sie am besten einen externen Qualitätsbeauftragten das machen.
5. Lassen Sie sich beraten!

In diesem Sinn, bleiben Sie neugierig…