Teams sind heute oft räumlich weit verteilt, nicht selten rund um den Globus – die Rede ist auch von „virtuellen Teams“. Egal ob Ihre Mitarbeiter nun im Homeoffice sitzen oder weltweit unterwegs sind, ihr erfolgreiches Zusammenwirken muss gewährleistet sein. Führungskräfte haben dank Digitalisierung eine Reihe von Medien zur Verfügung, um über die Entfernung hinweg mit ihren Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben und die laufenden Projekte gemeinsam voranzubringen.

Take-aways

• Beim Führen aus der Entfernung gilt es, die Ergebnisse, die Mitarbeiter und sich selbst im Blick zu behalten.
• Telefongespräche ermöglichen schnellen und direkten Kontakt, wollen aber gut vorbereitet sein.
• E-Mails sind das wichtigste Kommunikationsmittel. Hierbei unterlaufen Anwendern aber besonders viele Fehler.
• Bei Videokonferenzen kommen nonverbale Ausdrucksmittel wie Körpersprache und Mimik zum Tragen.
• Behalten Sie im Text-Chat die Fäden in der Hand, auch wenn es mal emotional oder persönlich wird.

Beim Führen aus der Entfernung gilt es, die Ergebnisse, die Mitarbeiter und sich selbst im Blick zu behalten.

Führen aus der Distanz wird heute immer wichtiger. Räumlich verstreute Projektteams müssen über die Entfernung hinweg produktiv zusammenarbeiten. Digitale Kommunikationsmedien ermöglichen das überhaupt erst. Auch der Kontakt zu Kunden und Lieferanten wird immer mehr digital gepflegt. Zudem schonen digitale Medien das Budget, indem sie die Reisekosten erheblich senken können.

Digitale Führung kann sehr kreativ gestaltet werden. Als Führungskraft stehen Ihnen diverse Medien wie Telefon, E-Mail, Video und Chat zur Verfügung, um sich mit Ihren Mitarbeitern und diese untereinander zu verbinden. Setzen Sie die Medien so ein, dass Kommunikation, Koordination und Kollaboration unter den Teammitgliedern über die Entfernung hinweg bestmöglich funktionieren.

„Welche Kommunikationswege Sie einschlagen, hängt nicht davon ab, was sich geziemt, sondern was die jeweilige Situation erfordert.“

Um beim Führen auf Distanz das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren, sollten Sie drei Dimensionen im Blick behalten:

• Ergebnisse: Letztlich müssen Sie gute Resultate erzielen. Sind Sie auf dem richtigen Weg? Liegen Sie im Zeitplan? Stehen die benötigten Ressourcen bereit?
• Die Mitarbeiter: Wie geht es den anderen? Sind Ihre Mitarbeiter für ihre Aufgaben gerüstet? Sind sie motiviert? Welche Informationen, welche Unterstützung brauchen sie?
• Sich selbst: Wie ergeht es Ihnen selbst? Kümmern Sie sich um sich? Inspirieren Sie Ihre Mitarbeiter oder sind Sie womöglich der Grund dafür, dass sie gewisse Dinge nicht aussprechen? Woran müssen Sie bei sich selbst noch arbeiten? Selbstreflexion ist eine wichtige Führungskompetenz, insbesondere beim Führen auf Distanz.

Telefongespräche ermöglichen schnellen und direkten Kontakt, wollen aber gut vorbereitet sein.

Das Telefon ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Per Telefon können Fragen direkt geklärt werden, es lässt unmittelbares Nachhaken und konkrete Erläuterungen zu. Allerdings sind die Inhalte flüchtig und es stehen auch diverse Fettnäpfchen bereit. So fallen Körpersprache, Mimik und Gestik als Ausdrucksebenen weg. Dadurch können Emotionen nur schwer identifiziert und Ironie nur schwer erkannt werden, was leicht zu Missverständnissen führt. Auch kann Ihr Gegenüber Ihnen leichter Emotionen vorspielen und Lügen auftischen.

Da ein Telefonat also Chancen und Gefahren birgt, sollten Sie sich auf wichtige Gespräche gut vorbereiten:

• Machen Sie sich mit verschiedenen Gesprächstechniken vertraut wie dem Einsatz von Pausen oder dem Fragetrichter: erst allgemeine, dann konkretere, dann präzise Fragen.
• Überlegen Sie sich, welchem Ziel das Gespräch dienen soll und welche Fragen Sie mit diesem Ziel im Blick stellen wollen.
• Bei schwierigen Mitarbeitertypen überlegen Sie, wie Sie mit deren Eigenarten umgehen und das Gespräch entsprechend aufbauen wollen.
• Wer ein Gespräch führt, ist verantwortlich dafür, es zu gestalten. Sorgen Sie dafür, dass etwa in einem Feedbackgespräch Ihre Botschaft ankommt und dass in einem Kritikgespräch klar wird, was sich ändern muss. Beenden Sie das Gespräch souverän.
• Visualisieren Sie im Vorfeld das Gespräch, etwa indem Sie einen Zeitstrahl mit den wichtigsten Punkten skizzieren. So können Sie besser erkennen, wo Sie sich gerade befinden.
• Machen Sie sich Ihre jeweilige Stimmung bewusst. Bei potenziell emotionalen Gesprächen sind Sie womöglich leicht angreifbar. Sie sollten Ihre Schwächen kennen und Gegenstrategien bereithalten.

Für ein gelungenes Telefongespräch helfen Ihnen die folgenden Tipps:

• Hören Sie aktiv zu und stellen Sie viele und gute Fragen. Das zwingt Ihre Mitarbeiter, ihr Tun zu reflektieren. Gute Chefs können gut zuhören. Bedenken Sie aber, dass die meisten Arbeitnehmer in Deutschland ihren Chef für einen schlechten Zuhörer halten.
• Überladen Sie ein Gespräch nicht mit mehreren Themen. Mehr als ein Thema pro Telefonat ist nicht sinnvoll. Für ein weiteres Thema vereinbaren Sie am besten ein neues Gespräch.
• Beginnen Sie das Gespräch mit Small Talk oder Fachsimpelei, um die Stimmung Ihres Gegenübers zu erkunden. Erzählen Sie dabei auch von sich und davon, was Sie beschäftigt. Wenn Ihnen das auf lebendige Weise gelingt, holen Sie Ihr Gegenüber ein wenig aus seiner Isolation, die mit der Distanz einhergeht. Achten Sie in dieser noch relativ entspannten Phase auf „paraverbale“ Signale wie die Stimme. Wenn Sie wissen, wie sich Ihr Gegenüber im entspannten Zustand anhört, können Sie später an etwaigen Veränderungen Hinweise auf Stress oder Lügen erkennen. Bei einem eher partnerschaftlichen Gespräch erhalten Sie zudem Anhaltspunkte, wie viel Offenheit und Vertrauen Sie dem anderen entgegenbringen können. Dies ist jedoch keine Einbahnstraße, sondern hängt davon ab, wie weit Ihr Gegenüber Ihnen vertrauen kann. Das können Sie fördern, indem Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel immer vollständig und ehrlich über alle relevanten Belange informieren, indem Sie sich für sie einsetzen oder indem Sie für Kritik an Ihrer Person offen sind.
• Lächeln Sie, auch wenn Ihr Gegenüber das nicht sehen kann. Lächelnd klingen Sie freundlicher, hellen die Stimmung auf und können dadurch unerfreuliche Botschaften eleganter transportieren.
• Machen Sie sich sofort Notizen zu allen wichtigen Punkte und Vereinbarungen. So können Sie das Gespräch später leichter zusammenfassen und prüfen, ob alle Punkte besprochen worden sind.

Daneben sollten Sie folgende Gebote der Höflichkeit beachten:

• Brüllen Sie nicht ins Telefon.
• Meiden Sie Telefonate, wenn Sie in einem Meeting oder im Gespräch mit anderen sind und daher sowieso nicht frei sprechen können.
• Informieren Sie die Person am Telefon, wenn sich Zuhörer in Ihrer Nähe befinden.
• Bei schlechtem oder gestörtem Empfang verschieben Sie das Gespräch.

E-Mails sind das wichtigste Kommunikationsmittel. Hierbei unterlaufen Anwendern aber besonders viele Fehler.

E-Mails sind im Geschäftsleben mittlerweile zum wichtigsten Kommunikationsmittel geworden – was nicht immer als Segen empfunden wird. Denn oft sind andere Medien sinnvoller. So ist eine Absprache in vielen Fällen schneller und direkter per Telefon zu treffen als durch ein langes Hin und Her per E-Mail.

„Die Möglichkeiten, sich misszuverstehen, sind über digitale Medien ebenfalls sehr reichhaltig geworden.“

Auch bei Mails gibt es eine Reihe typischer Fehler und Fettnäpfchen, die Sie meiden sollten:

• Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Einige persönliche Worte zur Begrüßung oder zum Abschluss machen die Lektüre angenehmer.
• Schreiben Sie die Namen richtig. Bei Unklarheiten fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie angesprochen werden möchten.
• Vergessen Sie nicht, angekündigte Anhänge auch wirklich anzuhängen.
• Falls der Empfänger zunächst nicht reagiert, sollten Sie prüfen, ob Sie die Mail auch wirklich an ihn abgeschickt haben.
• Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, schreiben Sie auch unter Kollegen immer respektvoll über Dritte. Mails können ungeplante Wege nehmen.
• Fügen Sie – vor allem bei Empfängern, denen Sie selten mailen – Ihre Signatur hinzu.
• Prüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. Vor allem bei mehrfach umgestellten Texten passen die Sätze hinterher oft nicht mehr zueinander.
• Verwechseln Sie nicht „Antworten“ und „Weiterleiten“. Das ist einer der Fehler, die Mails auf ungeplante Wege bringen.
• Schicken Sie nicht jede Mail zur Kenntnisnahme an alle. Solche Mails werden meist sowieso nicht gelesen, sondern als lästig empfunden.
• Wenn eine Massenmail unvermeidbar ist, schreiben Sie die Adressen in das Bcc- oder Blindkopiefeld. Sie bleiben dann für andere unsichtbar.

Folgende Hinweise helfen Ihnen beim Verfassen ansprechender und erfolgreicher Mails:

• Leerzeilen zwischen den Absätzen machen Texte übersichtlich.
• Wenn Sie eine Mail im Zorn schreiben, schicken Sie sie zunächst an sich selbst und prüfen Sie dann mit klarem Kopf, was davon wirklich an den Adressaten gehen soll.
• Geben Sie erst einen Überblick, bevor Details folgen. Wenn Ihnen der Überblick noch fehlt, warten Sie mit der Mail.
• Achten Sie auf gutes Timing. Ihre Leute müssen neue Informationen in Ruhe verarbeiten und einordnen können. Seien Sie nicht zu schnell.
• Nutzen Sie Nummerierungen zur klaren Gliederung Ihrer Mail.
• Eine Mail sollte nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein. Fügen Sie Details und weitere Informationen in Anhängen bei.
• Meiden Sie umständliche Satzkonstruktionen. Sie strahlen Unsicherheit und Nervosität aus.
• Emoticons und bildhafte Sprache unterstützen emotionale Botschaften und machen Inhalte sinnfällig.
• Verwenden Sie unternehmensweit ein einheitliches System zur Dokumentation Ihrer externen Kommunikation, damit auch andere die Mails finden können.
• Lesen Sie vor allem wichtige Mails vor dem Absenden zweimal. Idealerweise schaut eine Vertrauensperson noch einmal drüber.

Bei Videokonferenzen kommen nonverbale Ausdrucksmittel wie Körpersprache und Mimik zum Tragen.

Videokonferenzen sind mitunter noch eine holprige Angelegenheit. Typische Probleme sind ruckelnde Bilder oder unterbrochene Leitungen. Hier gilt Murphys Gesetz: „Was schiefgehen kann, geht schief.“ Sorgen Sie daher immer für einen Plan B, etwa eine parallele Einwahl per Telefon. Dann können Sie bei einem etwaigen Bildausfall die Konferenz fortsetzen.

Anders als bei den anderen Medien spielt bei Videokonferenzen die Körpersprache eine Rolle. Gesten der Verlegenheit oder Unsicherheit bleiben dem aufmerksamen Beobachter nicht verborgen. Um Souveränität auszustrahlen, sollten Sie Folgendes tun:

• Signalisieren Sie eine positive Einstellung durch entsprechende Äußerungen, eine aufrechte Körperhaltung und indem Sie in die Kamera schauen.
• Blickkontakt verstärkt Ihre Wirkung und strahlt Selbstsicherheit aus.
• Setzen Sie Ihre Stimme bewusst ein. Die richtige Stimmlage und passendes Tempo sind wichtiger als Lautstärke. Gönnen Sie sich ein hochwertiges Mikrofon.
• Um charismatisch zu wirken, Wärme und Sicherheit auszustrahlen und damit andere zu begeistern, hilft es, wenn Sie bei der Videokonferenz stehen oder sich gar umherbewegen.
• Gegen Angriffe in emotional aufgeladenen Situationen schützt Sie emotionale Dickhäutigkeit. Konzentrieren Sie sich in solchen Fällen auf Ihre Ziele und reagieren Sie mit betont sachlichen Fragen oder Forderungen.

Beachten Sie die folgenden Erfolgsfaktoren für die Durchführung von Videokonferenzen:

• Achten Sie auf Weichmacher wie „eigentlich“ und „vielleicht“. Sie signalisieren Unklarheiten. Gehen Sie diesen nach.
• Zeigen Sie sich stolz auf gemeinsame Leistungen. Das hebt die Stimmung im alltäglichen Chaos.
• Begeisterung steckt an und hilft Ihnen, andere zu überzeugen.
• Achten Sie auf Themen, die nicht zur Sprache kommen. Womöglich lauern dahinter Gründe, über die es sich zu sprechen lohnt.
• Beginnen Sie auch Videokonferenzen mit Small Talk, um eine gute Stimmung zu schaffen.
• Legen Sie sich nicht schon zu Anfang auf bestimmte Positionen fest – wer weiß, wo die Diskussion hinführt. Bleiben Sie zunächst offen und orientieren Sie sich.
• Um eine gute Basis zu schaffen, sollten Sie zum Einstieg vorhandene Gemeinsamkeiten benennen und Ihre Kompromissbereitschaft betonen.
• Erläutern Sie bei eigenen Vorschlägen den Nutzen, der daraus für alle und für das Projekt entsteht.
• Bringen Sie Gegenvorschläge nach der „Ja, allerdings“-Methode ins Spiel.
• Sichern Sie Zwischenergebnisse durch Zusammenfassungen ab. Bevor kontroverse Diskussionen aus dem Ruder laufen, sollten Sie eine Pause machen oder die Sitzung vertagen.

Behalten Sie im Text-Chat die Fäden in der Hand, auch wenn es mal emotional oder persönlich wird.

„Chat“ steht ganz allgemein für interaktive, textbasierte Kommunikationsmedien. In der beruflichen Sphäre stoßen SMS und Chat oft noch auf Ablehnung. Sie sind jedoch gerade für das Führen auf Distanz nützlich und werden sich daher durchsetzen.

„In der agilen Welt ist die Bedeutung von direkter persönlicher Kommunikation generell höher als in klassischen Arbeitskontexten.“

Beim Chat braucht es gegenseitiges Vertrauen. Daneben zählen Schnelligkeit und Schlagfertigkeit zu den Erfolgsfaktoren – lange an Antworten herumzubasteln, wirkt nicht authentisch. Es kann durchaus etwas salopper zugehen und emotional werden. Partnerschaftliches Verhalten ist grundsätzlich angebracht. Sie sollten die Fäden aber in der Hand behalten. Als Führungskraft müssen Sie daher aufmerksam sein und gut interpretieren und analysieren können. So sollten Sie Probleme auch aus der Distanz erkennen. Wünsche und Erwartungen können Sie geschickt in Ihre Beiträge einflechten.

Damit Teamchats gelingen, beherzigen Sie die folgenden Tipps:

• Machen Sie sich mit der Technik vertraut.
• Schnelligkeit ist gefragt. Spaß geht vor Detailgenauigkeit.
• Lassen Sie emotionale Dynamiken zu oder initiieren Sie diese sogar.
• Bedienen Sie sich auch rhetorischer Mittel.
• Unterbinden Sie Klamauk.
• Überraschen Sie Ihre Mitarbeiter mit kreativen Ideen und Lösungen.
• Ein Chat darf auch mal misslingen.